الغرض من مشروع حوسبة النظام المالي والمحاسبي بوزارة المالية المرحلة (1) .
ويهدف مشروع AFMIS إلى دعم البناء المؤسسي في حقل الإدارة المالية في وزارة المالية والوزارات المرتبطة ووحدات الموازنة والمحافظات والمديريات من أجل استكمال القدرات المؤسسية حالياً، وسوف يتحقق هذا عن طريق تنفيذ نظام محوسب للموازنة والحسابات وأنظمة الدفع، حيث سيقدم النظام أثناء تنفيذه مزيداً من الشفافية المالية عن طريق نشر الموازنة والاعتمادات التي تم إقرارها وتقارير تنفيذ الموازنة الشهرية والربعية والسنوية على شبكة الانترنت، ومن المتوقع ارتفاع نسبة الشفافية سنوياً مع اعتماد النظام لخطة متوسطة المدى فيما يتعلق بالموازنة وإجراءات حسابات الالتزامات .
وسوف يتم تقسيم النظام مرحلياً حسب عاملين وهما ا لهيكلية والمواقع الجغرافية، ففـــي
- المرحلة الأولى سيتم تشغيل النظام في الدواوين الرئيسية لـ
1. وزارة المالية .
2. وزارة التربية والتعليم .
3. وزارة الأشغال العامة و الطرق .
4. وزارة الصحة العامة والسكان .
أنه وفي هذه المرحلة أيضاً سيتم تشغيل النظام عبر الاتصالات الالكترونية بين وزارة المالية والبنك المركزي اليمني .
- أما في المرحلة الثانية فسيتم تصميم النظام ليغطي كافة وحدات الموازنة في بقية دواوين الوزارات بأمانه العاصمة .
- المرحلة الثالثة في هذه المرحلة من عمر المشروع سيتم ربط جميع المكاتب التنفيذية العاملة بالمديريات مع المكاتب التنفيذية بالمحافظة وارتباط كل مكتب تنفيذي بديوان عام الوزارة التابع له وبذلك يتم ربط جميع المكاتب التنفيذية بالجمهورية اليمنية بنظام AFMIS .
إن النهاية الناجحة لهذا المشروع سيترتب عليها تحسناً في أنظمة المدفوعات والموازنة والحسابات وإدارة المالية أكثر تحسناً .
الهيكل المؤسسي للحكومة اليمنية :
يتكون الهيكل المؤسسي للحكومة اليمنية من مستويين :
§ السلطات المركزية .
§ السلطات المحلية .
هذا التركيب يوزع موازنة الدولة كما يلـي : -
أ- خلاصة لموازنة الدولة .
ب- موازنة السلطة المركزية (موازنات تفصيلية لوحدات السلطة المركزية ) .
ج- موازنة السلطة المحلية (موازنات تفصيلية للمحافظات والتي تتكون من جميع موازنات المديريات في المحافظة بالإضافة إلى موازنة المجلس المحلي للمحافظة) .
ملاحظة : موازنة المديرية : تتكون من موازنات جميع مكاتب المديرية بالإضافة إلى موازنة المجلس المحلي للمديرية) .
استراتيجية تطوير النظام المحوسب :
سيتم فيها تطوير كل ما أمكن من أساسيات ووظائف مفعله وحوسبتها من خلال AFMIS ومن أهم هذه السياسات والوظائف ما يلــي : -
المدفوعــات :
إن نظام المدفوعات الحالي المتضمن لمسألة إصدار الشيكات بواسطة وحدات الموازنة المعنية وصرف المبالغ بواسطة فروع البنك المركزي لسداد الالتزامات المقابلة لهذه الشيكات سوف يستمر العمل به، غير ان هناك وظائف إضافية سيتم تضمينها في نظام AFMIS وهي تتعلق إما بإصدار طلبات الكترونية من قبل وزارة المالية أو غيرها من الوزارات المعنية أو المحافظات أو المديريات أو إصدار أوامر دفع الكترونية بدلاً من إصدار الشيكات .
ملاحظة : في بعض المديريات سيتم الصرف من خلال البنوك التجارية نص العملية مشروحة في دليل المحاسبة الحكومية .
الالتزامــات :
سوف يتضمن AFMIS طرقاً لقيد الالتزامات الناتجة من توقيع العقود الخاصة بالتزود بالسلع او الخدمات .
هذه الالتزامات يمكن المصادقة عليها وتسجيلها عن طريق عملية مناظرة لعملية طلب الدفع، كما أن هذه الالتزامات سوف تتضمن في التقارير عندما يتم الحصول معلومات تنفيذ الميزانية من خلال نظام AFMIS ، إن نظام AFMIS سوف يتابع ويعالج التزامات الدفع آلياً حينما تحين الحاجة لذلك، ومن المهم التوجيه بتوسيع استخدام مثل هذه الخاصية من أجل تحسين قدرات إدارة النقدية لدى وزارة المالية .
الأصول والخصوم :
سوف يقوم AFMIS بدعم طريقة القيد وحسابات الأصول والخصوم التي تنشأ كنتيجة لبعض عمليات الدفع او معاملات الاستلام، هذه الطريقة سوف تساعد وحدات الموازنة في إعداد مواقفها المالية في الفترات الدورية، كما سيساعدها في إصدار التقارير لمعرفة مراكزها المالية ومعه أيضاً سيساعدها على إصدار التقارير الخاصة بمستوى تنفيذ الموازنة .
حسابات المشاريع :
سوف يقوم AFMIS بدعم طريقة قيد المعاملات حسب رمز تعريفي للمشروع المتعلق بهذه المعاملة بالإضافة إلى الرموز المتعلقة بقائمة الحسابات ومن أجل استخدام هذه الطريقة فإن وحدات الموازنة سيكون لديها أيضاً رأي أن تتعامل مع دليل لرموز المشاريع والتي يمكن أن يتم ربطها بالتفاصيل الأولى للمشروع في وزارة التخطيط أو لدى قاعدة بيانات القروض DMFAS الموجودة لدى وزارة المالية- هذا إذا كان المشروع ذو تمويل خارجي .
إن شاشة إدخال المعاملة سوف تتيح إدخال وتعديل رموز المشاريع والنقاط الزمنية المهمة الخاصة بمراحل تنفيذ المشروع .
التخاطب مع الأنظمة الأخرى :
سوف يدعم تطوير AFMIS مسألة التفاعل مع النظم الحالية في وحدات الموازنة مثل (نظم المشتروات ، نظم الأجور ، النظام الجمركي ASYCUDA ، النظام الضريبي بمصلحة الضرائب ، نظام القروض DMFAS ، وغيرها من النظم ، بهذا فإن استخدام قواعد بيانات مفتوحة مثل ORACL تنتج الحصول على الملفات الكترونياً من النظم الأخرى إلى جانب دعم طريقة لاستخدام الوثائق الورقية، إن الخصائص المعيارية لتركيب الملفات التي يمكن استيرادها من النظم الأخرى إلى نظام AFMIS يمكن أن تشكيلها تتوافق مع متطلبات بيانات الإدخال الخاصة بنظام AFMIS .
الوضع النهائي المتوقع :
بانتهاء المشروع فإن وزارة المالية سيكون لديها نظام محوسب حديث متكامل التحديث وهو AFMIS وهذا النظام سيكون قادراً على انجاز المهام الرئيسية التالية على مستوى أجهزة الحكومة .
عمل نظام AFMIS في وزارة المالية :
إنشاء إدارة قائمة الحسابات المحتوية على :
- التقسيم الاقتصادي .
- التقسيم الوظيفي .
- التقسيم التنظيمي .
- الخصوم والأصول .
الموازنـة :
إرسال إطار الموازنة إلى الوزارات المعنية والإدارات والمحافظات والمديريات وكل وحدات الموازنة .
- استلام مقترحات الموازنة من الوزارات المعنية والإدارات والمحافظات .
- تخصيص ملفات لمعالجة مقترحات الموازنة وربط المقترحات بالإطار العام للموازنة .
- تجميع أطر الموازنة وإعداد شكل مقترح لمشروع الموازنة لكي يعتمده البرلمان .
- تسجيل مشروع الموازنة الذي تم المصادقة عليه في البرلمان .
- التسجيل وفقاً لتعليمات تنفيذ الموازنة بالاعتمادات الخاصة بالمحافظات والمديريات كل وحدات الموازنة ويتضمن تسجيل المخصصات السنوية للموازنة موزعة شهرياً أو ربعياً، هذه الملفات سوف تستخدم للرقابة على الموازنة في مقابل الاستخدامات المقترحة من وحدات الموازنة، إن ملفات اعتمادات الموازنة يجب أن تشتمل على اعتمادات الموازنة بالنسبة لجميع الأبواب بما فيها الأبواب الخاصة بالإنفاق الرأسمالي وسداد القروض .
- توزيع المخصصات والاعتمادات والأطر على المحافظات والمديريات والوزارات المعنية والإدارات وكل وحدات الموازنة الأخرى .
- ارسال طرق الرقابة على الموازنة إلى المحافظات والمديريات والوزارات المعنية والإدارات وكل وحدات الموازنة الأخرى .
- إضافة وإلغاء وتعديل اعتمادات الموازنة وفقاً لقرارات اللجنة الفنية للموازنة أو مجلس الوزراء أو البرلمان (باستخدام المبالغ أو النسبة) إن كل الإضافات والتعديلات والإلغاءات يجب ان يتم عكسها في طرق الرقابة على الموازنة وعلى أدق مستوى من التفاصيل وفقاً للتقسيمات الوظيفية والاقتصادية والتنظيمية .
- إرسال ملفات الرقابة على الموازنة من وزارة المالية إلى البنك المركزي اليمني وهذه الملفات سوف تتضمن التغيرات والتصحيحات وشروط الرقابة على الموازنة والتي تمت في وزارة المالية خلال السنة .
- ارسال ملفات الرقابة على الموازنة وتعديلاتها إلى المحافظات والمديريات والوزارات المعنية والمكاتب وكل وحدات الموازنة الأخرى .
الاستخدامات والالتزامات والموارد :
- استيراد طلبات الدفع من المحافظات / المديريات / الوزارات المعنية / الإدارات وكل وحدات الموازنة الأخرى .
- معالجة طلبات الدفع باتجاه اعتمادها وإصدار الشيكات أو أوامر الدفع .
- استيراد المعاملات اليومية للاستخدامات والالتزامات والموارد من الوزارات المعنية والإدارات والمحافظات .
- استيراد المدخلات المحاسبية الأخرى ( المتعلقة بالأصول والخصوم ) .
- تسجيل المعاملات الالتزامات والمدخلات المحاسبية الأخرى لوحدات الموازنة المرتبطة في قاعدة بيانات المحافظة / المديرية / الوزارة / الإدارة .
- التصدير اليومي للإلتزامات والمعاملات المحاسبية المستلمة من المحافظات / والمديريات / والوزارات المعنية والإدارات وأية وحدات موازنة أخرى إلى وزارة المالية .
البنوك :
- استلام ملفات معاملات الموازنة (المدين والدائن) المستلمة من البنك المركزي اليمني والموقع فيها كافة المعاملات التي تمت بواسطة البنك المركزي بالنيابة عن الوزارة المعنية / الإدارات / المحافظات / المديريات / ووحدات الموازنة الأخرى .
- التوليد الآلي للمدخلات المحاسبية لقيد التغيرات في رصيد البنك الناتجة من القيد المحاسبي .
- مقارنة المعاملات كما تضمنته تقارير البنك المركزي مع تلك التي تضمنتها تقارير الوحدات المرتبطة / مثل الوزارات المعنية / الإدارات / المحافظات / المديريات / وحدات الموازنة الأخرى
إصدار التقاريـر :
- إصدار تقارير دورية خاصة بمستوى تنفيذ الإنفاق والالتزامات في مقابل اعتمادات الموازنة وكشوفات المنصرف والوارد النقدي .
- إصدار كشف حسابات الحكومة على مستويات مختلفة وذلك حين الطلب .
- إصدار قائمة التقارير المالية والاحصائية لأغراض المتابعة ومراقبة الموازنة وإدارة النقدية .
- إصدار كافة التقارير (الملخصة والمفصلة) التي يتطلبها أعمال مراجعة الموازنة من قبل اللجنة الفنية للموازنة ومجلس الوزراء ومجلس النواب .
- بعد إقرار الموازنة من قبل مجلس النواب فإن النظام يجب أن يكون قادراً على إصدار تقارير وذلك حسب الهياكل المختلفة للموازنة .
وبشكل عام فإن AFMIS سيكون قادراً على :
- إرسال اللائحة المحاسبية أو التغيرات التي أدخلت على اللائحة إلى جميع المحافظات / المديريات / الوزارات المعنية / الإدارات / وكل وحدات الموازنة الأخرى .
- يفيد الوصول إلى النظام أو جزء منه عن طريق كلمات السر وصفحات المستخدمين .
- اعتماد قائمة تفصيلية بهويات المستخدمين المتعاملين مع النظام .
- المتابعة التسلسلية للملفات التي تم استلامها أو ارسالها لضمان عدم تكرار الملفات أو فقدانها .
- تأمين جميع المعاملات المرسلة أو المستلمة بواسطة التشفير وفك الشفرة للبيانات .
- اعتماد قائمة آلية تحتوي عل قائمة عمليات الاستيراد والتصدير من وإلى النظام .
- تصدير وضع المدفوعات والمتعلق بطلبات الرفع المقدمة من وزارة المالية إلى المحافظات / المديريات / الوزارات المتعلقة / الإدارات / وحدات الموازنة الأخرى .
- تصدير التغيرات في أدلة الرموز الاقتصادية والوظيفية والتنظيمية .
- استيراد ملفات معاملات الموازنة من المحافظات / المديريات الوزارات المتعلقة / الإدارات / وبقية وحدات الموازنة الأخرى .
- حيثما كان هناك عملية تصدير بيانات إلى النظام من الأنظمة الأخرى فإن النظام يجب أن يسمح بإدخال ذات البيانات إما عن طريق شبكة الاتصال أو عن طريق الإدخال اليدوي من الاستمارات او الورق أو النماذج .
- ستقوم جميع الملفات الخاصة بالمعاملات المالية للموازنة بتسجيل المبالغ التفصيلية حتى أدقها تفصيلاً للمستويات الاقتصادية والوظيفية والتنظيمية، وفي حال إذا لم تكن المبالغ غير مصنفة لأصغر المستويات فإن على النظام أن يقوم بالتسجيل عند اعلى المستويات ومن ثم مقارنتها مع الأرقام الفعلية مع المستوى المطلوب .
- مبالغ اعتمادات الموازنة المسجلة في ملفات شروط الصرف سوف لن يتم تغييرها بفعل معاملات تنفيذ الموازنة ذلك أن الموازنة المتاحة سوف يتم احتسابها وقتما تدعو الحاجة عن طريق مقارنة ملف اعتمادات الموازنة مع ملف المعاملات .
- عندما تعطى الصلاحيات للمحافظات / الوزارات ذات العلاقة / الإدارات / بقية وحدات الانفاق الأخرى وذلك لعمل بعض التغييرات فإن مثل هذه التغييرات يجب أن يتضمنها تقرير آلي إلى وزارة المالية وذلك عن طريق خدمات قاعدة البيانات الأم، إن هذا سوف يضمن لنا بأن التغييرات المراد حدوثها من خلال الصلاحيات الممنوحة قد تم قيدها في قاعدة بيانات وزارة المالية، وقد تم قيدها على مستوى بقية قواعد البيانات الخاصة بالارتباطات الأخرى في السلسلة .
- إن نظام AFMIS يجب أن يدعم امكانيات العملاء المتعددة وذلك لقيد موارد النفط والهبات والقروض وكذلك من أجل معالجة عمليات سداد القروض وبقية عناصر الإنفاق .
عمل نظام AFMIS في المحافظات والمديريات :
الموازنـة :
- استيراد وتدقيق وتسجيل ملفات مخصصات الموازنة والاعتمادات والأطر المستلمة من وزارة المالية .
- تخصيص ملفات عمل لمعالجة مقترحات الموازنة وربط المقترحات بأطر الموازنة .
- توزيع مخصصات الموازنة والاعتمادات والأطر على المديريات والمكاتب المرتبطة .
- إعادة توزيع اعتمادات الموازنة بحسب متطلبات مشاريع الإنفاق الرأسمالي .
- تصدير مقترحات خطط الموازنة إلى وزارة المالية .
الاستخدامــات :
- إدخال وتدقيق تفاصيل مستندات القيد الخاصة بمعالجة حسابات الدفع .
- مراقبة الموازنة لضمان أن الدفع المستحق يمكن تغطيته من خلال الاعتماد المتاح في الموازنة .
- التوليد الآلي للمدخلات المحاسبية المطلوبة والخاصة بالمعاملات التي تم التأكد من صحة دفعها .
- الاحتفاظ بالمعاملات الغير مقبولة دفعها في قاعدة البيانات إلى أن يتم تصحيحها أو رفضها نهائياً
- معالجة المعاملات المقبول دفعها باستخدام إحدى الطرق التالية للدفع :
1. بواسطة شيك يتم طبعه من قبل النظام .
2. من خلال أمر دفع الكتروني يتم تصديره إلى البنك المركزي .
3. من خلال طلب دفع يتم ارساله إلى وزارة المالية .
- تسجيل ومراقبة حالة المدفوعات من خلال :
1. القبض الفعلي للشيكات .
2. التحويل الفعلي للمبالغ من خلال محتويات أوامر الدفع الالكتروني .
3. الدفع الفعلي الذي تم طلبه من قبل وزارة المالية .
الالتزامـات :
- إدخال وتصحيح تفاصيل العقود التي بموجبها يتم تسجيل الالتزامات .
- مراقبة الموازنة لضمان ان الالتزام المستحق يجب تغطيته من خلال الاعتماد المتاح في الموازنة .
- التوليد الآلي للمدخلات والالتزام المطلوب والخاص بالالتزامات التي تم تضمينها في الموازنة والتي تم الموافقة عليها .
- الاحتفاظ بالالتزامات التي يتم قبولها في قاعدة البيانات حتى يتم تصحيحها أو رفضها نهائياً .
- معالجة الالتزامات المطلوب دفعها والتي حان موعد سدادها .
الموارد :
- إدخال وتصحيح تفاصيل الموارد التي تم تحصيلها بواسطة المكاتب .
- التوليد الآلي للمدخلات المحاسبية المطلوبة (بواسطة) والخاصة بالمعاملات الصحيحة .
- يرجع الطلب للمدخلات المحاسبية لكي تستخدم في مراقبة المعاملات إلى أن يتم تأكيد التوريد من البنك عن طريق إشعار التوريد .
البنــوك :
- استيراد وتصحيح المعاملات المعكوسة في ملفات اليومية الدائنة والمدينة والمستلمة من البنك المركزي .
- التوليد الآلي للمدخلات المحاسبية لتسجيل التغير في رصيد البنك التالي للإشعارات المدينة والدائنة .
- التوليد الآلي للمدخلات المحاسبية (القيود) اللازمة لتثبيت المدخلات الوسيطة المستخدمة في مراقبة القيود الفعلية للإشعارات الدائنة والمدينة على رصيد البنك .
الأصول والخصوم :
- إدخال وتصحيح تفاصيل الخصوم والقيود التي تم تسجيلها في النظام لأول مره .
- نقل تفاصيل الخصوم والقيود من فترة محاسبية إلى الفترة المحاسبية التالية .
- التوليد الآلي للمدخلات المحاسبية للخصوم أو الأصول بتأثير معاملات الإنفاق والموارد .
- معالجة نظام تفصيلي للمخزون الخاص بالأصول والخصوم .
- تسجيل المعاملات الغير نقدية مثل إهلاكات الأصول .
توليد التقارير :
- إصدار التقارير الدورية الخاصة بمستوى الإنفاق في مقابل الاعتمادات الموازنة ومؤشرات لإنجاز (النقاط الزمنية المهمة والخاصة بمراحل تنفيذ المشروع) وكشوفات الوارد والمنصرف النقدي .
- إصدار كشف حسابات الحكومة بمختلف مستوياته وذلك حين الطلب .
- إصدار فتاوى التسوية الخاصة بالمعاملات الواردة في تقارير البنك المركزي .
- إن تقارير التسوية يجب أن تمتلك القدرة على إظهار الشيكات المعلقة والإشعارات المدينة كما أنها يجب أن تدعم القدرة على تقدير الفترات الزمنية والفروقات المعلقة .
- إصدار كافة التقارير المالية والاحصائية لأغراض متابعة ومراقبة الموازنة وإدارة النقدية .
بشكل عام فإن نظام AFMIS سيكون قادراً على :
- استيراد طلبات الدفع من وحدات الموازنة المرتبطة .
- استيراد حالة الدفع بالنظر إلى طلبات الدفع من وزارة المالية .
- استيراد معاملات الانفاق والالتزامات والموارد اليومية من وحدات الموازنة المرتبطة .
- استيراد مدخلات المحاسبية الأخرى (المتعلقة بالخصوم والأصول) من وحدات الموازنة المرتبطة .
- تسجيل المعاملات والالتزامات والمدخلات المحاسبية الأخرى الخاصة بوحدات الموازنة المرتبطة في قاعدة البيانات التابعة للوزارة أو الإدارة المعنية .
- تصدير المعاملات اليومية والالتزامات والمعاملات المحاسبية المستلمة من و حدات الموازنة المرتبطة إلى وزارة المالية .
الاستخدامات الالتزامات والمقبوضات :
- استيراد طلبات الدفع من وحدات الموازنة المرتبطة .
- استيراد حالة الدفع بالنظر إلى طلبات الدفع المطلوبة من وزارة المالية .
- استيراد معاملات الإنفاق والالتزامات والمقبوضات اليومية من وحدات الموازنة الملحقة .
- استيراد القيود المحاسبية الأخرى (المتعلقة بالأصول والخصوم) من وحدات الموازنة المرتبطة .
- تسجيل معاملات الالتزامات والقيود المحاسبية الأخرى في قاعدة البيانات التابعة للوزارة الأم .
- تصدير المعاملات اليومية والالتزامات ومعاملات القيود المحاسبية المستلمة من وحدات الموازنة المرتبطة إلى وزارة المالية .
تلقت الجمهورية اليمنية قرضاً من البنك الدولي IDA وذلك لتغطية نفقات مشروع تحديث الخدمة المدنية وتنوي الحكومة الاستفادة من جزء من هذا القرض في تغطية نفقات مشروع حوسبة النظام المالي والمحاسبي بوزارة المالية (المرحلة الأولى) .